Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en la etiqueta del correo electrónico de negocios
La World Wide Web se refiere a la forma en que la gente comparte información entre los ordenadores interconectados de Internet y esto ha dado lugar a muchas grandes creaciones propias, como el correo electrónico.
El correo electrónico ha revolucionado por completo la forma de contactar con otras personas. Si bien es cierto que al principio los utilizamos con moderación, ahora son a menudo la primera forma de contacto, especialmente para las empresas. Sin embargo, el hecho de que muchos de nosotros los utilicemos a diario no significa que lo hagamos de la mejor manera.
Aquí repasamos lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en la etiqueta del correo electrónico para asegurarnos de que estás al día. Cubrimos todos los aspectos, desde la terminología adecuada hasta la forma de archivar los correos electrónicos para preservar la seguridad.
HACER: enviar correos electrónicos regularmente
NO: ser una molestia
Si bien el correo electrónico es un formato de comunicación ideal para las empresas, es fundamental encontrar un equilibrio a la hora de determinar la frecuencia con la que se envía a los clientes. Si bien es necesario tener una presencia regular de correo electrónico que los mantenga comprometidos con su marca, sobrecargarlos con correos electrónicos solo tendrá un impacto negativo. La clave está en enviar poco y a menudo. Después de todo, la principal razón para darse de baja de los correos electrónicos fue la frecuencia con la que se enviaban.
HACER: mantener el control de sus correos electrónicos
NO: dejar que abarroten tu bandeja de entrada
Hay muchos casos en los que puede necesitar acceder a correos electrónicos antiguos como parte de su trabajo. Esto puede ir desde la búsqueda de correspondencia vital entre usted y un cliente hasta la simple necesidad de encontrar un registro escrito de un pedido o coste confirmado. Todos los proveedores de correo electrónico establecen un límite en la cantidad de datos que puedes almacenar en tu bandeja de entrada, por lo que es importante que veas cómo archivar los correos electrónicos para intercambiarlos. Este sistema permite almacenar los mensajes antiguos de forma segura para que estén ahí cuando los necesites pero no se pueda acceder a ellos sin la autorización necesaria.
HACER: ser amable en el tono
NO: ser poco profesional
Escribir correos electrónicos adecuados es probablemente el mayor problema al que se enfrentan las empresas. Aunque no se quiera parecer a una máquina corporativa sin rostro, es importante no dejar que el tono amistoso se desvíe hacia lo poco profesional. El truco está en ser accesible sin ser demasiado familiar. La jerga no tiene cabida en los correos electrónicos comerciales, así que asegúrate de utilizar un inglés correcto y revisa siempre la ortografía y la gramática de los mensajes antes de enviarlos.
HACER: responder a los correos electrónicos con prontitud
NO: establecer expectativas poco realistas que no puedas cumplir
Responder a tus clientes con prontitud es una parte importante para garantizar el éxito de tu negocio, pero eso no siempre significa responder inmediatamente. Responder a todos los correos electrónicos que recibas en cuanto los leas no sólo te dejará poco tiempo para nada más, sino que además crea expectativas poco realistas que no podrás cumplir. En su lugar, prioriza tus correos electrónicos por importancia y retrasa las respuestas a los que no sean urgentes. Tu cliente seguirá impresionado por la rapidez de la respuesta, pero retrasar algunas respuestas os dará a ambos un pequeño respiro entre los mensajes.