Lleve su antigua oficina al siglo XXI digital
Una oficina del siglo XXI que utiliza papel y bolígrafo para todo lo relacionado con la empresa es el equivalente a una oficina del siglo XX que utiliza pergamino y plumas. Aunque sus técnicas excesivamente anticuadas pueden servir para algo, sobre todo para dar a la gente una sensación de nostalgia cuando acude a la oficina, los métodos más modernos son importantes para impulsar su negocio. He aquí seis ideas para que su antigua oficina se adapte eficazmente a la era moderna.
1. Haz que tu correo electrónico trabaje para ti.
El correo electrónico se inventó en 1975, y si todavía no haces más que enviar y recibir información con él, no has aprovechado cuatro décadas de progreso. Los sistemas de correo electrónico modernos permiten el etiquetado, el filtrado, el acceso sin conexión, el uso de plantillas, etc. Asegúrate de que está configurado específicamente para ti, para que la búsqueda de correos y la clasificación sean rápidas y sencillas.
2. Sincronizar los horarios de la empresa.
Tanto si utilizas soluciones gratuitas como Google Apps, como alternativas más avanzadas, deberías poder sincronizar los calendarios de tu empresa. Esto permite que las personas se programen a sí mismas y a otras personas con menos dolores de cabeza, molestias y conflictos. Incluso puedes utilizar sitios web para coordinar los horarios y tener un calendario que todos los miembros de la oficina puedan ver y programar contigo.
3. Colaborar en la nube.
Si vas a hacer algo que requiera algún tipo de colaboración, hazlo en la nube. Las soluciones de computación en la nube, incluidos el software como servicio y la plataforma como servicio, permiten a varios usuarios acceder a los mismos datos en tiempo real. Además, su uso es increíblemente estable y su coste de mantenimiento es mucho menor que el de los sistemas propios. Todo, desde la gestión de contenidos hasta los recursos de ventas, pasando por los documentos, debería mantenerse en la nube siempre que sea posible.
4. Guarda todo en un espacio compartido.
Es bastante tradicional almacenar los archivos en los ordenadores personales de la oficina, sin embargo, la era digital trae la solución del almacenamiento en la nube. Si almacena archivos, documentos e información en la nube en lugar de en los ordenadores, obtendrá muchas ventajas. Algunas de ellas son:
- Una salvaguarda contra los fallos informáticos.
- Compartición más rápida de los proyectos en equipo.
- Fácil acceso desde ordenadores o puestos de trabajo alternativos, incluso cuando se está de viaje.
Además, esta forma de almacenamiento protege a tu empresa en caso de que un empleado despedido decida que te odia. Como sus archivos vitales y su trabajo estarán en la nube, es difícil que puedan causar demasiado daño.
5. Ir a VoIP
Las soluciones telefónicas modernas pueden reducir los costes de sus recursos de contacto con la oficina y los clientes. Además, el software que las acompaña puede añadir multitud de nuevas funciones, como videollamadas, mensajería instantánea integrada y uso compartido de archivos.
6. Habilitar el teletrabajo
Con soluciones como Skype para permanecer en vídeo, GoToMeetings para permitir compartir la pantalla, la mensajería instantánea, los CRM basados en la web y mucho más, el teletrabajo es una posibilidad muy real. Los empleados se ahorran el dinero de la gasolina y adquieren una mayor sensación de autonomía, y tu empresa obtiene un menor coste de los gastos generales. Aunque no es lo ideal para todas las empresas, muchos sectores pueden beneficiarse de que al menos algunos departamentos pasen a trabajar en dos minutos.
Cada campo es diferente, y la tecnología es más importante para algunos grupos que para otros. Sin embargo, no hay ningún sector que no pueda utilizar al menos algunas de estas soluciones. Así que quite el polvo de su marco empresarial, guarde su pergamino y entre en el glorioso nuevo siglo.