Gestión de proyectos sencilla para los no gestores
Como propietario de un negocio, eres gestor de proyectos, contable, tenedor de libros y mucho más. El sombrero que uses en un momento dado dependerá del cliente con el que estés trabajando, o del aspecto de tu negocio en el que estés trabajando. Dependerá de si está realizando tareas facturables o no facturables. Lo ideal es que la mayoría de las tareas que realices cada día sean facturables, por lo que es imprescindible averiguar cómo reducir la cantidad de trabajo que realizas en tareas no facturables.
La mejor manera de lograr este objetivo es gestionar cada aspecto de nuestro negocio como un proyecto en sí mismo. Con un principio, un medio y un final. El final, por supuesto, son los entregables. Uno de los aspectos más importantes de cualquier negocio son los resultados finales. Los entregables son lo que te hace destacar ante el cliente, y es lo que puede hacer que seas rentable, o no. Todos sabemos que la gente no se mete en un negocio para perder dinero, ¿verdad? Entramos en el negocio para ganar dinero. Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que estás gestionando tu empresa en todos los aspectos? Trate su propia empresa como si fuera un cliente suyo, como un proyecto independiente con una lista de tareas.
Anótelo – Cree una lista de las tareas empresariales no facturables que realiza cada día, cada semana y cada trimestre, y así sucesivamente. En algunas tareas tienes fechas de vencimiento incorporadas debido a las leyes fiscales, y a las reglas del negocio. Por supuesto, tienes que pagar los impuestos trimestrales, y por supuesto tienes que pagar la factura de la luz cada mes. Crea también una lista para cada cliente con las tareas que debes realizar, empezando por el producto final y volviendo al día de hoy. Lo que obtendrás es una lista de tareas facturables y no facturables que debes realizar, con sus correspondientes fechas de vencimiento.
Utiliza aplicaciones de gestión de proyectos: un sencillo sistema de gestión de proyectos basado en la nube puede ayudarte con la lista después de haberla escrito. El sistema le enviará a usted, o a quien sea responsable de una tarea concreta, un recordatorio, y le ayudará a hacer un seguimiento del tiempo y los gastos de la tarea a medida que se va realizando. En una buena aplicación de gestión de proyectos, cada cliente tendrá su propio espacio en el que insertar tareas y entregables, así como almacenar documentos. También puedes hacer que tu propia empresa sea un cliente, e insertar los entregables y las fechas de vencimiento allí también.
Automatiza lo que puedas – Al utilizar aplicaciones basadas en la nube para automatizar algunas tareas, puedes eliminar mucho tiempo no facturable de tu día. Por ejemplo, un buen software de contabilidad basado en la nube puede cobrar los pagos de PayPal, de tu banco o de la tarjeta de crédito sin necesidad de introducir datos. También puede registrar el dinero recaudado de la misma manera. Si te gusta actualizar tus redes sociales con avisos de nuevas publicaciones en el blog, esto también se puede automatizar con varias aplicaciones basadas en la nube y plugins para sitios web. Algunas formas de automatización vienen en forma de toque humano. Si necesitas subir 100 entradas al blog, contrata a un asistente virtual (VA). Recuerde que si puede pagar a la VA menos que su propia tarifa por hora, el coste merece la pena.