¿Es la transparencia siempre algo bueno?
Hay muchas buenas razones por las que su empresa debería crear una cultura organizativa de transparencia; puede fomentar un espíritu de equipo más fuerte, un sentido de la equidad y una mayor confianza en su equipo directivo. Si existe este tipo de cultura y confianza, es obvio que será mucho más fácil para todos los miembros de la empresa tomar decisiones y hacerlo con mayor rapidez, especialmente las decisiones difíciles que implican temas delicados como los despidos o los cambios repentinos en la estrategia empresarial.
Cualquier cosa que mejore la eficiencia y la eficacia de la toma de decisiones va a ahorrar tiempo, esfuerzo y energía.
Espejos de 2 vías
Un nivel amplio y profundo de transparencia también puede ser muy bueno para sus clientes. No es necesario que conozcan las minucias de cada proceso interno, pero si saben el quién, el qué, el dónde, el cuándo, el por qué y el cómo de su empresa, eliminará la ambigüedad y eliminará lo que, de otro modo, podrían ser barreras innecesarias para el negocio. También establecerá una mayor confianza; esto es clave si necesita que compartan algunos de sus datos personales con usted.
Culturas del secreto
Sí, claro. Parece que una cultura de la transparencia será mucho más beneficiosa para su empresa que un perjuicio para ella. Pero, ¿es eso? ¿Caso cerrado? ¿O existe el peligro de ser demasiado transparente? No estoy sugiriendo que fomentar una cultura del secreto sea una opción cuando hago estas preguntas, porque eso puede ser claramente perjudicial. ¿Quién quiere trabajar en una cultura empresarial en la que la ofuscación deliberada, la falta de una visión compartida, la búsqueda de chivos expiatorios o la búsqueda de mensajeros son la norma? Lo que quiero decir es que, como tantas otras cosas en la vida empresarial, la cuestión en cuestión no es tan simple como puede parecer.
Transparencia social
Me refiero concretamente a los datos de tu empresa y a los recursos informáticos, así como al uso de las redes sociales en el lugar de trabajo. En general, una cultura de transparencia parece ser algo muy bueno de fomentar, pero si profundizamos un poco más, la transparencia en el lugar y el momento equivocados también es una amenaza. Todos los empleados necesitan recopilar, compartir y procesar datos para hacer las cosas, y lo hacen en una variedad de dispositivos: ordenadores portátiles, tabletas y, cada vez más, teléfonos inteligentes.
Sin duda, sus empleados también se conectarán a las redes sociales en algún momento del día. ¿Pero qué pasa si pierden su portátil en una conferencia? ¿O si tuitean su descontento por no haber recibido una bonificación de fin de año?
Trabajar en una cultura abierta y transparente puede ser bueno internamente, pero puede no ser tan bueno para ayudar a los empleados a recordar que todavía hay personas en el exterior de esa cultura que quieren aprovecharse de esa apertura en detrimento de la empresa: hackers, ladrones y competidores, a modo de ejemplo.
Es evidente que no se pueden quitar las herramientas, ni negar a su equipo un acceso rápido y fácil a los datos que necesitan. Pero si sus empleados se sienten demasiado cómodos con esta apertura y transparencia internas, esto podría convencerles irónicamente de que se encuentran en un entorno de bajo riesgo y nublar todo pensamiento sobre las posibles amenazas del exterior de la empresa. Si esto sucede, podría traducirse en prácticas de seguridad débiles en torno a cómo se utilizan los dispositivos, los datos y las redes sociales, ya sea dentro o fuera del lugar de trabajo. Si sus sistemas son pirateados porque sus empleados -acostumbrados a la apertura y la transparencia- no consideraron importante utilizar una contraseña segura, eso puede socavar la seguridad de sus datos y su ventaja competitiva.
Conseguir un equilibrio
Como siempre, hay que encontrar un equilibrio. De acuerdo con los principios de la CIA para una buena seguridad de la información, hay que dar a tu equipo acceso a la información adecuada, en el momento adecuado, en el formato adecuado y utilizando el dispositivo adecuado. Si su equipo no puede tener ese tipo de acceso, le costará a usted y a su empresa porque no podrán hacer las cosas. No serán tan eficaces como usted necesita que sean o como ellos quieren ser. Sin embargo, si tienen ese acceso, deben utilizarlo de forma inteligente y segura, y mantener activamente la confidencialidad de algunos de los privilegios, dispositivos y datos.
Así que, aunque una cultura general de transparencia tiene muchos, muchos beneficios que vale la pena perseguir, también está claro que la transparencia total en todo momento no es absolutamente necesaria o deseada en ciertas partes de un negocio. Esto puede sonar como un doble lenguaje o incluso ligeramente pesimista, pero refleja una realidad pragmática y algunos de los requisitos de un sistema informático seguro.
Afortunadamente, hay una serie de maneras en que cualquier empresa puede lograr el equilibrio de proteger sus datos y dispositivos y, al mismo tiempo, permitir que sus empleados los utilicen en beneficio de la empresa:
Visión: comprométase con la transparencia y la confidencialidad cuando sea práctico y apropiado hacerlo, pero no cuando comprometa definitivamente o ponga en riesgo evidente o considerable los datos o dispositivos de su empresa.
Políticas y formación: cree una política de seguridad de la información y una política digital que describa claramente cómo deben manejar los empleados los datos de la empresa, los dispositivos y las tecnologías como las redes sociales, y después forme a sus empleados para que entiendan lo que significan esas políticas y cómo se relacionan con su trabajo.
Tecnología: utilice siempre contraseñas seguras (de 8 caracteres mixtos o más); en la medida de lo posible, compre el software y el hardware más recientes; mantenga su cortafuegos y su antivirus en buen estado descargando los últimos parches y actualizaciones; y utilice siempre una wifi o una VPN segura en la oficina y a distancia.