Cosas que puede hacer para mejorar los procesos de su empresa
Los procesos empresariales van mucho más allá de cómo se fabrican sus productos; incluyen el procesamiento de las transacciones financieras e incorporan todo el proceso de ventas, desde la tramitación de los pedidos hasta el envío de los productos y la devolución de los artículos. Estos procesos son la forma en que funciona su empresa.
Son las tareas que los miembros de su equipo deben dominar si quieren ser eficaces o hacer las cosas bien. Por eso, la mejora de los procesos básicos puede aumentar drásticamente la calidad, la eficiencia y la rentabilidad.
He aquí 8 cosas que puede hacer para mejorar sus procesos empresariales.
1. Entender la diferencia entre procesos y procedimientos
Hay dos tipos de procesos. Algunos son formales y otros informales. Los procesos informales se llaman simplemente procesos y son implícitos. Forman parte de las actividades cotidianas de los empleados, pero no se documentan formalmente. Tampoco se pone mucho énfasis en mejorarlos.
Los procesos formales, en cambio, se denominan procedimientos. A diferencia de los procesos normales, los procedimientos están estrictamente regulados y documentados. Sus empleados reciben un conjunto estricto de normas que deben seguir para asegurarse de que se hace de la manera más eficiente posible.
El objetivo es tratar de convertir el mayor número posible de sus procesos y procedimientos. Puede que algunos de tus empleados protesten por ello, pero al final es por el bien de la empresa, y tienes que dejárselo claro. Algunos de los beneficios son:
- Más responsabilidad
- Los empleados tendrán funciones y tareas claramente definidas
- Todo el mundo sabrá quién está a cargo de qué
- Aumento de la productividad
- Más tiempo libre para que sus empleados trabajen en tareas cruciales
2. Comprender la importancia de mejorar sus procesos empresariales
Si quiere que sus esfuerzos sean coherentes, debe darse cuenta de los beneficios reales de la mejora de los procesos y procedimientos de su empresa. A menos que lo haga, y que todos los demás en la cadena lo entiendan también, perderá el enfoque y la adopción.
«No gestionar el gobierno de los procesos mediante tecnologías y disciplinas de gestión de procesos empresariales puede tener graves repercusiones para cualquier empresa», afirma un conocido director general. «En última instancia, esto podría dar lugar no solo a que diferentes personas hagan las cosas de diferentes maneras en su organización, sino que también podría provocar que ciertas tareas se dupliquen o incluso se tripliquen, lo que aumenta los costes y el incumplimiento de los plazos», añade.
En última instancia, el objetivo de la gestión de procesos es hacer que sus operaciones sean más fluidas y su flujo de trabajo más productivo. Cuando los procesos son ineficaces o disfuncionales, pueden causar todo tipo de problemas a su organización. Pueden afectar a la satisfacción de sus empleados y poner en riesgo su salud. Acabarán perjudicando el servicio que presta a los clientes. Los recursos se desperdician y los costes se disparan.
Los tres objetivos principales de la gestión y mejora de los procesos son la mejora de la eficiencia, la eficacia y la flexibilidad. Los procesos suelen ser ineficaces debido al esfuerzo manual o a que no se supervisa adecuadamente el progreso. La mejora de los procesos permite perder menos tiempo y recursos.
Sus procesos serán entonces más eficaces. Se tomarán mejores decisiones, se realizarán más adecuadamente las tareas necesarias y aumentará la satisfacción del cliente. La mejora de los procesos también debe hacer que su empresa sea lo más flexible posible para hacer frente a imprevistos, nuevas normativas y nuevas tecnologías.
3. Simplificar y racionalizar
Una de las mejores maneras de mejorar los procesos empresariales es simplificarlos y racionalizarlos. De hecho, ésta es la esencia del movimiento «lean». Cuantos menos pasos tenga el proceso, menos tendrán que aprender los nuevos empleados y más rápido se pondrán al día. Cuantos menos pasos tenga su proceso, menos oportunidades habrá de que se produzcan defectos. Elimine la introducción de datos por duplicado y ahorrará tiempo y dinero, al tiempo que reducirá las tasas de error.
Aquí tienes algunos consejos para agilizar tu flujo de trabajo:
- Mapear el flujo de trabajo actual
- Analizarlo en función de su estado actual
- Identificar las áreas en las que hay que centrarse para mejorar
- Crear un plan para mejorar un área
- Aplicar el plan
- Analizar el nuevo proceso para asegurarse de que funciona como se espera
No empiece a planificar su siguiente proyecto de mejora hasta que haya comprobado que el recién realizado ha tenido el efecto deseado. Asegúrese de que todo funciona correctamente antes de aplicar otro cambio. Reconozca que habrá ocasiones en las que tendrá que ajustar su proceso para que funcione correctamente antes de poder seguir adelante. Y dése tiempo en el calendario para resolver los problemas, ya sea que tenga que dar más formación o solucionar problemas de producción.
4. Recuerde el objetivo final: servir al cliente y generar ingresos
Casi todos los procesos deben estar relacionados con el objetivo final, generar ingresos o mejorar la experiencia del cliente. Determine cómo cada proceso cumple este objetivo de alguna manera. Si no puede hacerlo, es mejor que no lo haga.
Una vez que tenga un proceso racionalizado centrado en la venta, construcción y entrega de productos o servicios, puede empezar a analizar cada uno de ellos. ¿Cuánto cuesta cada proceso y cuánto valor aporta al cliente? Elimine los productos que cuestan más de lo que generan en beneficios, o encuentre formas de reducir su coste.
5. Buscar formas de reducir el riesgo
El riesgo no debe considerarse un proceso abstracto. Hay costes ligados a los distintos riesgos. Los productos defectuosos cuestan dinero en reparaciones y devoluciones, o se pierden clientes que ya no le dan su dinero. El riesgo de retrasos en la entrega de los productos conlleva el peligro de que los pedidos lleguen tarde, de que los clientes estén descontentos, de que se produzcan costosas devoluciones o de que haya estantes vacíos que le hagan perder ventas potenciales.
Busque defectos y errores en sus procesos y productos. A continuación, revise estos procesos para buscar formas de reducir las posibilidades de error. Cambiar a un proveedor más fiable o que fabrique componentes con menos variabilidad es un enfoque. Otra es aplicar controles más rigurosos a sus propios procesos. Un aumento de las inspecciones, una supervisión más estrecha de los equipos de producción o un mantenimiento preventivo regular podrían reducir los defectos inesperados que llegan al usuario final.
¿Cómo se puede reducir el riesgo cuando se trata de mejorar los procesos empresariales?
- Obtenga opiniones tan pronto como tenga una propuesta. Escuche las preocupaciones de los demás
- Celebrar reuniones a medida que avanza el proyecto y dejar que todos opinen
- Supervise el proceso después de realizar los cambios. Compruebe a los 30, 60 y 90 días
- Sea flexible. Estar dispuesto a revertir los proyectos fallidos y hacer cambios si surgen problemas
- Documente lo que hizo para cambiar el proceso y los resultados. Las lecciones aprendidas pueden ser aplicables en otros lugares
Reducir el riesgo en los proyectos de mejora de procesos disminuye las probabilidades de que fracasen. El alto índice de fracasos de los proyectos es lo que hace que mucha gente se muestre escéptica cuando alguien sugiere un nuevo proyecto de mejora de procesos.
6. Establecer métricas clave y gestionar en base a ellas
Lo que medimos, lo gestionamos. Desgraciadamente, demasiadas empresas gestionan basándose en métricas de vanidad que no ayudan al negocio o utilizan métricas como el beneficio que no necesariamente mejoran la salud de la empresa a largo plazo. Entre las mejores métricas se encuentran las tasas de trabajo en proceso, las tasas de producción, el tiempo de ciclo y la satisfacción del cliente.
La ventaja de este tipo de métricas es que permiten a los trabajadores comprender el estado de las operaciones actuales y su contribución a la empresa. Además, permiten a los empleados comprender sus objetivos. También permiten a los directivos saber cuándo una métrica va en la dirección equivocada, pero antes de que la situación sea crítica. Y lo que es más importante, cuando se relaciona cualquier proyecto de mejora de procesos con estas métricas y los objetivos empresariales relacionados, es más probable que se consiga la aceptación.
7. Tener un proceso para todo, incluida la mejora de los procesos
Tener un proceso estándar para todo, desde el envío de un paquete hasta el procesamiento de un pago. Tener un proceso formalmente controlado para crear un producto o actualizar el software en el servidor. Estos sistemas formales reducen el riesgo y aumentan las probabilidades de que se haga bien.
Disponer de un sistema formal de recogida de propuestas para cambiar el proceso o actualizar la documentación. Tenga formalizadas las prioridades del departamento de negocio, para poder decidir qué proyectos son los primeros de la lista y cuáles no merecen la pena. Siga el proceso cuando realice cambios en las líneas de producción y los procesos empresariales. Estos procesos deben incluir la actualización de la documentación y la formación de los usuarios, así como la formación formal de los empleados sobre los cambios.
8. Documentar todo
La documentación no debe ser una ocurrencia tardía; debe ser una prioridad. Documente todos los procesos de su empresa. Esto permite que cualquier persona que se incorpore a una función sepa cómo hacerlo bien a la primera. Asegúrese de actualizar la documentación cuando realice cambios en el proceso empresarial. Además, estos cambios deben ser comunicados al equipo. De lo contrario, se corre el riesgo de que la gente haga el trabajo como siempre lo ha hecho, aunque usted haya puesto en marcha oficialmente uno más eficiente.
Sus procesos empresariales son la forma de hacer negocios en su empresa. Comprenderlos y documentarlos es el primer paso para mejorarlos, lo que a la larga conduce a una empresa más ágil y rentable.