¿Cuál es el mejor entorno para celebrar una reunión por vídeo?
Organizar una videoconferencia es muy parecido a organizar una reunión in situ, pero con algunas peculiaridades. Aprender a organizar una videoconferencia eficaz es una gran habilidad para cualquiera. Hay cosas que debes hacer antes, durante y después de las reuniones de vídeo para asegurarte de que son efectivas y dan un buen retorno de la inversión.
Consulte los consejos y trucos para que su reunión sea lo mejor posible.
Antes de la reunión
Hay algunas cosas que hay que organizar antes de una videoconferencia para garantizar el mejor ambiente posible.
- Busca un lugar: Debes buscar una zona bien iluminada, con un nivel de ruido ambiental bajo y con espacio suficiente para acomodar a los asistentes por tu parte.
- Haz una prueba de iluminación: Uno de los problemas de las videoconferencias es la iluminación excesivamente brillante o el deslumbramiento.
- Problemas de fondo: Elija un lugar sin un color o patrón de fondo que distraiga. Del mismo modo que la ropa demasiado clara u oscura no funciona bien en la cámara y los dibujos aparecen distorsionados, los fondos pueden hacer lo mismo. Lo ideal es que los fondos sean de colores neutros y de tonos medios.
- Establezca el orden del día: Elabore y distribuya un orden del día en el que se indiquen el objetivo y la finalidad de la reunión, el calendario de los ponentes y las presentaciones, así como una hora de inicio y una hora de finalización definidas para que los participantes puedan organizar su jornada laboral.
- Novatos del vídeo: Junto con el orden del día, puede distribuir consejos sobre cómo vestirse para el vídeo. Como se ha señalado anteriormente, los colores fuertes, la ropa blanca o negra y los estampados pueden distorsionar o distraer.
Durante la reunión
Una vez que la reunión esté en marcha, tenga en cuenta estos consejos para que el ambiente de la reunión sea óptimo.
- Empezar a tiempo: Si la gente sabe que las reuniones suelen empezar tarde, tiene muy pocos incentivos para llegar a tiempo. Si se empieza a la hora y se establece una penalización por llegar tarde, se disuade a los participantes de llegar tarde.
- Cíñete al orden del día: Una vez que hayas distribuido el orden del día y te hayas asegurado de que todos los participantes lo han recibido, no hay ninguna excusa para desviarse del mismo. Si los participantes necesitan discutir temas fuera del orden del día, deben reunirse por separado en lugar de interrumpir el flujo de trabajo de la reunión. Si los otros temas son lo suficientemente espinosos como para necesitar su propia reunión, programe una lo antes posible.
- No permita que haya monopolios: Es mejor escuchar tantas voces como sea posible, que permitir que una persona o grupo domine o subvierta completamente el orden del día. El ruido y el movimiento no son prueba de progreso y pueden oscurecer el objetivo de la reunión. Sé muy firme con los parlanchines, permitiéndoles hablar pero dentro de un marco definido. Y no sea tímido a la hora de animar a sus colegas más reticentes a contribuir.
- Deje tiempo suficiente para las preguntas y respuestas: El software de videoconferencia ofrece a los usuarios la posibilidad de grabar sus reuniones para su posterior revisión y reproducción. En el caso de los periodos de preguntas y respuestas, esto resulta especialmente útil y puede servir de material de referencia para las comunicaciones posteriores a la reunión.
- Sea muy específico en cuanto a los resultados: Con demasiada frecuencia, la gente sale de la reunión con la sensación de que no se ha conseguido nada. No saben quién va a hacer qué o cuándo se supone que debe hacerse. Lleva un registro de estos elementos procesables y listas de tareas para que todos sepan quién debe hacer qué y cuándo.
- Llegando al final: No retengas a la gente como rehén. Forbes recomienda celebrar reuniones que no duren más de una hora. Si la reunión va a ser larga, programe descansos para que la gente pueda levantarse, pasear, consultar su correo electrónico o su buzón de voz. Si por alguna razón la reunión se alarga, da a los participantes un plazo razonable para que termine.
Después de la reunión
Recuerda que tu responsabilidad como presentador no termina cuando todos se desconectan. Hay un par de puntos que hay que tratar después de la reunión para asegurarse de que todo salga tan bien como salió.
- Seguimiento: Después de la reunión, haz un seguimiento de la comunicación sobre el orden del día y los resultados de la reunión. Asegúrate también de solicitar la opinión de los participantes sobre sus puntos de vista.
- Haz una encuesta: Puedes perfeccionar tu capacidad para organizar reuniones elaborando una encuesta que permita obtener comentarios muy concretos sobre los temas tratados, la forma en que se abordaron y los resultados y decisiones tomadas tras la reunión.
Para llevar
Crear un entorno en el que se celebre una reunión con éxito es mucho más que elegir el mejor equipo, la mejor aplicación y la mejor ubicación. Un buen entorno de reunión fomenta la contribución y la innovación sin permitir que individuos o grupos dominen el debate y el orden del día.
Las capacidades de videoconferencia añaden valor a los asistentes a las reuniones de forma significativa. Al permitir que incluso los que no están en el lugar de la reunión entren en ella a través de un portátil, un smartphone o una tableta, la reunión se abre a personas que tradicionalmente no podrían participar por completo. De hecho, la creación de una cultura de reuniones inclusiva pero estructurada es la clave de un entorno de reuniones productivo e innovador.