Herramientas para hacer las cosas con tu equipo de trabajo desde casa
Cuando se dirige un negocio desde casa, y cuando se gestiona un equipo que también trabaja desde casa, hay que tener en cuenta una serie de retos y obstáculos. Al fin y al cabo, hacer el trabajo cara a cara es muy diferente a estar disperso. Afortunadamente, hay una serie de herramientas disponibles que pueden ayudar a su equipo de trabajo desde casa a hacer las cosas.
En esta guía, hablaremos de 8 herramientas imprescindibles para ayudarle a usted y a su equipo a sacar el máximo partido a su tiempo de trabajo desde casa.
1. Videoconferencia
Cuando se trabaja desde casa, no poder trabajar cara a cara puede resultar incómodo y contraproducente, pero gracias al software de videoconferencia, puede seguir reuniéndose con su equipo en directo y cara a cara de forma virtual.
Es importante que te asegures de definir las áreas que incluyen la etiqueta y las expectativas. Por ejemplo, tu equipo debe saber cuándo deben silenciarse sus micrófonos y qué fondos son aceptables si estás colaborando con otros miembros del equipo o clientes. Mejor aún, considere la posibilidad de invertir en un altavoz de conferencia que le permita conversar con cualquier persona que participe en la transmisión en directo a la vez.
2. Software de gestión de proyectos
Estar en sintonía cuando se trabaja desde casa es crucial, y como no se dispone de las habituales bandejas de entrada y salida, zona de conferencias y otras comodidades, se necesitará otra forma de garantizar que el equipo se mantenga al día en los proyectos.
Con el software de gestión de proyectos, puedes hacer todo esto con funciones como las notificaciones, el chat integrado, los calendarios compartidos, los requisitos del proyecto y mucho más.
3. Almacenamiento en la nube
Se pueden sincronizar los servidores in situ, pero este es un proceso oportuno y a menudo arriesgado. Sin embargo, con el almacenamiento en la nube, tu equipo puede acceder fácilmente a los documentos, cargarlos, colaborar y almacenar la información pertinente para tus proyectos.
4. Seguimiento del tiempo
Cuando se trabaja desde casa, es importante que tú y tu equipo seáis responsables de las horas que habéis trabajado. Trabajar desde casa puede hacer que sea más fácil distraerse o aburrirse con el trabajo, pero llevar la cuenta del tiempo es una gran manera de sofocar la falta de concentración.
El software de seguimiento del tiempo en la nube es una solución sencilla para el seguimiento de las horas cuando se trabaja desde casa.
5. Informes
Si trabajaras cara a cara, podrías tener algún tipo de informe, pero trabajar desde casa requiere un nuevo nivel de responsabilidad. Con los informes, puedes compartir los resultados con tu equipo de forma visual. Este desglose analítico puede aplicarse a varias áreas, incluidas las horas trabajadas y los resultados producidos, para medir la productividad, el rendimiento y mucho más.
6. Pausas programadas
Aunque esto no parezca tan práctico como las otras cinco herramientas de las que hemos hablado hasta ahora, puede que sea la más importante para reducir la fatiga y aumentar la productividad. Trabajar desde casa puede resultar aburrido, y el aburrimiento suele conducir a la fatiga. Cuando se programan descansos en equipo y se anima a todos a hacerlos, todos los miembros del equipo se benefician. Esto le da a su equipo la oportunidad durante el día de dar un respiro a su mente, tomar un refrigerio, disfrutar de un pasatiempo, jugar un juego o relajarse con su familia y despejar sus mentes al mismo tiempo.
7. Establecer objetivos y expectativas
Desde el principio, defina los objetivos y las expectativas que tiene de su equipo en su conjunto y de cada miembro. Cada miembro debe ser consciente de lo que usted quiere que consiga. Esto ayudará a fomentar la concentración. Dado que todo el mundo trabaja desde casa, también hay que explicar lo que se espera en términos de privacidad. Por ejemplo, cuando se hable de información sensible, puede pedir que no haya nadie más en la sala, o si se trata de una llamada a un cliente, puede pedir lo mismo.
8. Ofrecer una lista de sugerencias
Una vez más, esto puede no parecer tan importante como las herramientas de colaboración al principio, pero ofrecer una lista de sugerencias para su equipo puede ayudarles a superar rápidamente algunos de los obstáculos en términos de trabajo desde casa. En esta lista, podrías incluir elementos como auriculares con cancelación de ruido y micrófono, sillas ergonómicas y escritorios de pie. Además, puedes animar a tu equipo a utilizar una agenda diaria para no desviarse de la tarea, así como alarmas a lo largo del día.
El simple hecho de ofrecer una lista de recomendaciones puede ayudar a su equipo de trabajo en casa a mantenerse centrado y concentrado en sus tareas.
Para llevar
Al embarcarnos en un nuevo viaje en el que tanta gente se ha visto repentinamente empujada a trabajar desde casa, muchos se enfrentan a una curva de aprendizaje como nunca antes. Esperamos que esta lista te ayude a gestionar tu negocio de forma más fluida desde casa con tu equipo remoto, tanto si lo haces a corto como a largo plazo.
Gracias a la tecnología, tiene más herramientas a su disposición que nunca para hacer que trabajar desde casa sea un éxito, ¡podría encontrarse disfrutando de un horario de trabajo desde casa una vez que lo tenga claro!